● Ergebnis
+60%mehr Chat-Aufkommen aufgefangen, ohne zusätzliches Personal
Yong Kang TCM Clinic
Mehrere Filialen einer TCM-Klinik ersetzen Antworten von 30 Minuten zu Spitzenzeiten durch Antworten in unter 5 Minuten und erhalten 20 % mehr Buchungen.
Yong Kang TCM, gegründet 2003, verlor Buchungen durch langsame Antworten und die Komplexität der einzelnen Filialen. Das Team von Volty baute einen KI-Agent, der WhatsApp-Anfragen an die richtige Filiale, die richtige Ärztin oder den richtigen Arzt und den richtigen Termin leitet und sauber übergibt, wenn ein Mensch gebraucht wird.
Aktualisiert
Die Herausforderung
- Die WhatsApp-Anfragen wuchsen schneller, als der Empfang antworten konnte
- Antwortzeiten von 30 Minuten in Spitzenzeiten
- Jede Filiale hatte einen etwas anderen Zeitplan und ein etwas anderes Angebot
- Neue Mitarbeiter brauchten Wochen, um den filialübergreifenden Katalog zu lernen
- Unter Druck machten auch erfahrene Mitarbeitende kleine Fehler
Simple WhatsApp queries turned into an overwhelming flood of inquiries. With multiple branches, our staff struggled to keep track of our diverse offerings, especially when it came to answering customer queries.
Die Lösung
Das Team von Volty baute für Yong Kang einen KI-Agent für die Kundenbetreuung auf WhatsApp (dem Kanal, den Patienten ohnehin nutzen), trainiert mit den Leistungen der Klinik, der Ärzteliste und der Verfügbarkeit je Filiale. Der Agent liest jede Patientenanfrage, erkennt die zuständige Filiale, prüft die aktuelle Verfügbarkeit der Ärzte und die Logik der Sprechstunden und antwortet in Echtzeit mit den passenden Optionen. Standardfragen beantwortet er sofort. Anfragen mit hoher Kaufabsicht führt er zu einem gebuchten Termin, statt sie nur zu beantworten.
Braucht eine Anfrage einen Menschen (ein komplexer Fall, eine klinische Frage, ein wiederkehrender Patient mit besonderem Hintergrund), übergibt der Agent mit dem vollständigen Verlauf an den Empfang. Patienten müssen sich nie wiederholen. Datenschutz auf Enterprise-Niveau, gehostet in Singapur.
With better data insights, our service team can focus on higher-value work like planning promotions and driving customer engagement.
Die Agent-Schleife
- 01
Lesen & erkennen
Liest die Anfrage des Patienten und erkennt, nach welcher Filiale und Leistung der Patient fragt.
- 02
Verfügbarkeit prüfen
Gleicht in Echtzeit mit der aktuellen Verfügbarkeit der Ärzte, dem Filialplan und der Logik der Behandlungsräume ab.
- 03
Antworten & buchen
Sendet Terminoptionen, die der Patient direkt im Chat bestätigen kann, und schreibt die Buchung dann zurück.
- 04
Sauber übergeben
Braucht eine Anfrage klinisches Urteilsvermögen oder den Hintergrund eines wiederkehrenden Patienten, erhält der Empfang den vollständigen Verlauf.
Wichtigste Ergebnisse
Antwortzeit
30 Minuten → unter 5 Minuten
Chat-Aufkommen
+60 % (24/7 Verfügbarkeit)
Buchungen
+20 % über alle Filialen
Empfangsteam
frei für Aktionen und komplexe Fälle
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Agent führt den filialübergreifenden Katalog
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Noch nicht überzeugt? Hören Sie mehr von unserem CEO und von Volty
Meta now charges for WhatsApp replies. Here's what it means for your business, 8. Oktober 2026