● Ergebnis
3×das tägliche Anfragevolumen, von 100 auf 300
Happy Fish
Eine Schwimmschule mit 20 Becken ersetzt einen Antwortzyklus von 2 Stunden durch sofortige KI-Antworten und bearbeitet das 3-Fache an Anfragen pro Tag.
Happy Fish ging unter 1.800 Antworten pro Tag unter, die ein ausgelagertes Auslandsteam schrieb. Das Team von Volty baute dafür einen KI-Anfrage-Agenten, der aus dem eigenen Lehrplan, den Stundenplänen und der Trainerliste antwortet.
Aktualisiert
Die Herausforderung
- 100 Anfragen pro Tag, 1.800 Antworten nach Rückfragen
- Durchschnittliche Antwortzeit von 2 Stunden. Eltern wanderten zur Konkurrenz ab
- Ausgelagertes Auslandsteam, Zeitverschiebung, uneinheitliche Antworten
- Kein lokales Gespür für den Lehrplan, die Sicherheitsstufen und die Beckenaufteilung in SG
- Manuelle Antworten wichen im Ton und in den Details zwischen den Teammitgliedern ab
I was initially sceptical. I thought, 'How can GenAI answer customer questions like a human?' But after seeing a demo, I was sold.
Die Lösung
Das Team von Volty baute für Happy Fish einen KI-Anfrage-Agent, trainiert mit dem Kursangebot der Schule, den Beckenplänen, der Verfügbarkeit der Lehrkräfte und den Preisen. Der Agent liest jede Elternanfrage über WhatsApp Business, Instagram DM, Facebook Messenger und das Webformular, entwirft passende Optionen für Probestunden, bucht den Termin und erfasst den Lead im CRM, alles in einer durchgehenden Unterhaltung, die dort weitermacht, wo die letzte endete.
Er ist mehrsprachig und auf die Sprachmuster abgestimmt, die Eltern in Singapur und Malaysia tatsächlich verwenden. Lockere Anfragen werden mit derselben Sorgfalt behandelt wie förmliche. Die meisten Anfragen und Probestunden-Buchungen laufen vollautomatisch; bezahlte Anmeldungen und Erstattungen bleiben beim Empfang. Datenschutz auf Enterprise-Niveau, gehostet in Singapur.
Some customers even told us they didn't know they were chatting with a chatbot as the responses were so natural.
Die Agent-Schleife
- 01
Lesen & weiterleiten
Liest die Anfrage der Eltern über jeden Kanal und erkennt, was sie eigentlich wollen: eine Probestunde, eine Preisabfrage oder eine Frage zum Stundenplan.
- 02
Abgleichen & filtern
Gleicht mit dem Live-Kurskatalog, der Filiale, der Altersgruppe und der aktuellen Kapazität des Trimesters ab.
- 03
Antworten & buchen
Entwirft die Antwort mit passenden Terminoptionen, bucht die Probestunde und nimmt bei Bedarf die Anzahlung entgegen.
- 04
Protokollieren & merken
Schreibt den Lead ins CRM und speichert die Unterhaltung, sodass die nächste Nachricht derselben Familie den Faden aufgreift.
Wichtigste Ergebnisse
Antwortzeit
2 Stunden → sofort
Tageskapazität
100 → 300 Anfragen (3×)
Neue Anmeldungen
50 Schüler jede Woche
Empfangsteam
frei für Betreuung und komplexe Fälle
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Noch nicht überzeugt? Hören Sie mehr von unserem CEO und von Volty
Meta now charges for WhatsApp replies. Here's what it means for your business, 8. Oktober 2026