● Resultaat
70%van de aanvragen afgehandeld zonder mens
Prologue Clinic
Hoe de AI-agent van Prologue aanvragen afhandelt, zodat het team zich op patiënten kan richten.
De kliniek verdronk in steeds dezelfde WhatsApp-vragen. De agent die het team van Volty bouwde, beantwoordt nu het voorste deel van elke aanvraag en boekt rechtstreeks in Plato, waardoor de tijd van medewerkers aan aanvragen daalde van drie uur per dag naar dertig minuten.
Bijgewerkt
The Lifestyle Medical Clinic
Een onderdeel van SL Aesthetic Group
De uitdaging
- ~70 WhatsApp-gesprekken per dag, elk met de hand beantwoord, alleen tijdens kantooruren.
- Dezelfde vragen kwamen telkens terug. Medewerkers plakten de hele dag standaardantwoorden in WhatsApp.
- Een derde van de aanvragen kwam buiten kantooruren binnen en bleef liggen tot 9 uur de volgende ochtend, waardoor leads 's nachts afkoelden.
- Elke aanvraag, gekwalificeerd of niet, viel op een persoon die haar van begin tot eind moest afhandelen, van eerste vraag tot geboekte plek in Plato.
- De boekingsconversie bleef laag.
Before, we were managing a lot of repetitive enquiries and customers asking the same things. Our customer service had to copy the same template from their notes and paste it into WhatsApp.
De oplossing
Wat de agent afhandelt
De agent neemt het repetitieve voorste deel van elke aanvraag over en laat de relatie aan het team. Hij beantwoordt de veelgestelde vragen, kwalificeert de aanvraag, vindt het tijdslot en bevestigt de details. Medewerkers nemen over waar het ertoe doet, de boeking en de persoonlijke opvolging. Niemand is vervangen; het kopieer-en-plakwerk komt gewoon niet meer bij een persoon terecht. En hij werkt ook buiten kantooruren, dus een aanvraag om 10 uur 's avonds wordt meteen beantwoord in plaats van 's nachts koud te worden.
Terugkerende patiënten hoeven zich niet te herhalen
De agent begroet terugkerende patiënten met naam. Geen nieuwe kennismaking, geen dossiers om op te zoeken. Dat kostte vroeger tijd van medewerkers. Nu gebeurt het al voordat het gesprek begint.
Eén agent, gekoppeld aan de bestaande systemen
Antwoorden op WhatsApp. Boekingen in Plato. Contacten gesynchroniseerd met HubSpot. Het is geen aparte tool die er zijdelings aan hangt. Het zit in de systemen waarop de kliniek al draait.
Gebouwd om niet te gokken
Het vertrouwt op het geverifieerde patiëntendossier boven alles wat het model zou kunnen verzinnen, weigert rommelige gegevens voordat ze Plato of HubSpot bereiken en geeft het door aan medewerkers in plaats van een boeking te veinzen. Het team houdt de controle.
Gehost in Singapore
Gegevensbescherming op enterprise-niveau, gehost in Singapore.
Now with automation, we deliver faster, more consistent responses, because the chatbot handles them. And the humans focus on the higher-value, personalised customer service.
;}.e{fill:%23eceef5;}.f{fill:%23ffc297;}.g{fill:%23dbe0ed;}.h{fill:%23bcc1ce;}.i{fill:%2300bf95;}.j{stroke:%233163da;}.j,.k{stroke-linecap:round;stroke-linejoin:round;stroke-width:0.8158px;}.k{stroke:%233163dc;}%3c/style%3e%3cclipPath%20id='a'%3e%3cpath%20class='a'%20d='M26.3763,7.2022,2.1325,15.736c-6.1427,20.12.7,46.3811,24.2438,55.0817C49.9234,62.1171,56.7628,35.8556,50.62,15.736Z'/%3e%3c/clipPath%3e%3c/defs%3e%3ctitle%3eAsset%201%3c/title%3e%3crect%20class='b'%20width='148.4585'%20height='78.0199'/%3e%3cpath%20class='c'%20d='M75.74,28.4153c4.2645,0,7.6067,3.4373,7.6067,9.1344s-3.3422,9.1661-7.6067,9.1661a5.8413,5.8413,0,0,1-5.22-2.7053v11.012H64.2827V28.6382H70.52v2.4826A5.7755,5.7755,0,0,1,75.74,28.4153ZM73.767,33.8577c-1.7505,0-3.2466,1.305-3.2466,3.692,0,2.4187,1.4961,3.7237,3.2466,3.7237s3.2461-1.3367,3.2461-3.7237C77.0131,35.1308,75.5176,33.8577,73.767,33.8577Z'/%3e%3cpath%20class='c'%20d='M85.9232,22.9413h6.2377V46.4929H85.9232Z'/%3e%3cpath%20class='c'%20d='M102.3125,28.4153a5.7565,5.7565,0,0,1,5.2516,2.7055V28.6382h6.2382V46.4929h-6.2382V44.0105a5.7935,5.7935,0,0,1-5.2516,2.7053c-4.2326,0-7.6062-3.4692-7.6062-9.1661S98.08,28.4153,102.3125,28.4153Zm2.0051,5.4424c-1.782,0-3.2461,1.2731-3.2461,3.692,0,2.387,1.4641,3.7237,3.2461,3.7237,1.7505,0,3.2465-1.305,3.2465-3.7237C107.5641,35.1627,106.0681,33.8577,104.3176,33.8577Z'/%3e%3cpath%20class='c'%20d='M118.3518,33.826h-2.1963V28.6382h2.1963V24.31h6.27v4.3283h3.2466V33.826h-3.2466v5.9832c0,.955.4139,1.3686,1.4642,1.3686H127.9v5.3151h-2.7053c-3.9468,0-6.8427-1.6549-6.8427-6.779Z'/%3e%3cpath%20class='c'%20d='M139.0694,46.7158c-5.3149,0-9.3249-3.4692-9.3249-9.1661,0-5.6652,4.0419-9.1344,9.3568-9.1344s9.3572,3.4692,9.3572,9.1344C148.4585,43.2466,144.3847,46.7158,139.0694,46.7158Zm0-5.41c1.5916,0,3.0553-1.1776,3.0553-3.7556,0-2.5461-1.4318-3.7237-3.0234-3.7237S136.11,35.0036,136.11,37.55C136.11,40.1277,137.4463,41.3053,139.0694,41.3053Z'/%3e%3cpath%20class='c'%20d='M26.3763,7.2022,2.1325,15.736c-6.1427,20.12.7,46.3811,24.2438,55.0817C49.9234,62.1171,56.7628,35.8556,50.62,15.736Z'/%3e%3cg%20class='d'%3e%3cpath%20class='e'%20d='M13.8951,42.8932H38.8579a10.77,10.77,0,0,1,10.77,10.77V72.7392a0,0,0,0,1,0,0H3.1256a0,0,0,0,1,0,0V53.6627A10.77,10.77,0,0,1,13.8951,42.8932Z'/%3e%3cpolygon%20class='f'%20points='34.033%2042.893%2026.376%2071.683%2018.39%2042.893%2034.033%2042.893'/%3e%3cpolygon%20class='g'%20points='34.198%2042.893%2026.376%2050.71%2018.555%2042.893%2026.376%2071.683%2034.198%2042.893'/%3e%3cpolygon%20class='h'%20points='26.376%2050.71%2021.623%2054.186%2018.555%2042.893%2026.376%2050.71'/%3e%3cpolygon%20class='h'%20points='26.376%2050.71%2031.13%2054.186%2034.198%2042.893%2026.376%2050.71'/%3e%3cpolygon%20class='c'%20points='26.376%2050.71%2023.428%2052.866%2025.134%2055.82%2026.376%2055.82%2026.376%2050.71'/%3e%3cpolygon%20class='c'%20points='25.134%2055.82%2023.513%2064.45%2026.376%2071.683%2026.376%2055.82%2025.134%2055.82'/%3e%3cpolygon%20class='b'%20points='18.555%2042.893%2013.88%2050.368%2018.912%2050.473%2015.794%2053.481%2026.376%2071.683%2018.555%2042.893'/%3e%3cpolygon%20class='c'%20points='26.376%2050.71%2029.325%2052.866%2027.619%2055.82%2026.376%2055.82%2026.376%2050.71'/%3e%3cpolygon%20class='c'%20points='27.619%2055.82%2029.24%2064.45%2026.376%2071.683%2026.376%2055.82%2027.619%2055.82'/%3e%3cpolygon%20class='b'%20points='34.198%2042.893%2038.873%2050.368%2033.841%2050.473%2036.959%2053.481%2026.376%2071.683%2034.198%2042.893'/%3e%3cpath%20class='i'%20d='M32.5221,16.107c2.0568-1.1307,2.6381,1.3089,2.6381,1.3089S33.6529,18.1638,32.5221,16.107Z'/%3e%3cpath%20class='i'%20d='M36.6492,19.8214V19.82a2.0456,2.0456,0,0,1-2.5737-.9788,1.4523,1.4523,0,0,1,2.2456.3645,2.7273,2.7273,0,0,1,.1767-2.6864c2.559,2.3115.1515,3.3021.1515,3.3021Z'/%3e%3cpath%20class='i'%20d='M37.5315,22.6966a2.1375,2.1375,0,0,1-2.3415-1.75,1.5772,1.5772,0,0,1,2.22.8937,2.767,2.767,0,0,1,1.024-2.3608c1.741,2.9584-.8577,3.2128-.9022,3.217Z'/%3e%3cpath%20class='i'%20d='M35.53,23.2276a1.5785,1.5785,0,0,1,1.7733,1.6455,2.9422,2.9422,0,0,1,2.1207-1.7813c.1974,3.59-2.3861,2.5528-2.3861,2.5528v-.0013A2.1728,2.1728,0,0,1,35.53,23.2277Z'/%3e%3cpath%20class='i'%20d='M20.2308,16.107c-2.0567-1.1307-2.638,1.3089-2.638,1.3089S19.1,18.1638,20.2308,16.107Z'/%3e%3cpath%20class='i'%20d='M16.1038,19.8214V19.82a2.0456,2.0456,0,0,0,2.5737-.9788,1.4524,1.4524,0,0,0-2.2457.3645,2.7271,2.7271,0,0,0-.1767-2.6864c-2.5589,2.3115-.1514,3.3021-.1514,3.3021Z'/%3e%3cpath%20class='i'%20d='M15.2215,22.6966a2.1375,2.1375,0,0,0,2.3415-1.75,1.5772,1.5772,0,0,0-2.22.8937,2.767,2.767,0,0,0-1.024-2.3608c-1.741,2.9584.8577,3.2128.9022,3.217Z'/%3e%3cpath%20class='i'%20d='M17.2226,23.2276a1.5785,1.5785,0,0,0-1.7733,1.6455,2.9424,2.9424,0,0,0-2.1207-1.7813c-.1974,3.59,2.386,2.5515,2.386,2.5515a2.1727,2.1727,0,0,0,1.5081-2.4156Z'/%3e%3crect%20class='f'%20x='15.6114'%20y='15.326'%20width='21.5301'%20height='28.7921'%20rx='10.765'/%3e%3cpath%20class='f'%20d='M37.61,26.0449h0a2.016,2.016,0,0,1,2.016,2.016v.2928A2.016,2.016,0,0,1,37.61,30.37h0a0,0,0,0,1,0,0V26.0449A0,0,0,0,1,37.61,26.0449Z'/%3e%3cpath%20class='f'%20d='M13.1269,26.0449h0a2.016,2.016,0,0,1,2.016,2.016v.2928a2.016,2.016,0,0,1-2.016,2.016h0a0,0,0,0,1,0,0V26.0449A0,0,0,0,1,13.1269,26.0449Z'%20transform='translate(28.2699%2056.4146)%20rotate(180)'/%3e%3cpath%20class='b'%20d='M25.3316,18.8591c1.1706-.3039,2.9643-1.0878,3.1543-3.0531v-.2672a10.81,10.81,0,0,0-2.1387-.2128h0a10.85,10.85,0,0,0-1.5.1045,4.2727,4.2727,0,0,1,.0915,2.9452A.3422.3422,0,0,0,25.3316,18.8591Z'/%3e%3cpath%20class='b'%20d='M34.81,25.7473a8.4371,8.4371,0,0,1-8.43,8.11h0a8.4371,8.4371,0,0,1-8.4305-8.11H15.0865v9.8935a11.29,11.29,0,0,0,11.29,11.29h0a11.29,11.29,0,0,0,11.29-11.29V25.7473Z'/%3e%3cpath%20class='b'%20d='M16.4955,24.43h.0316a1.409,1.409,0,0,1,1.409,1.409v8.8421a0,0,0,0,1,0,0h-2.85a0,0,0,0,1,0,0V25.8391A1.409,1.409,0,0,1,16.4955,24.43Z'/%3e%3cpath%20class='b'%20d='M36.2258,24.43h.0316a1.409,1.409,0,0,1,1.409,1.409v8.8421a0,0,0,0,1,0,0h-2.85a0,0,0,0,1,0,0V25.8391A1.409,1.409,0,0,1,36.2258,24.43Z'/%3e%3cpath%20class='j'%20d='M28.1473,35.5643a1.91,1.91,0,0,1-1.7708.9755h0a1.91,1.91,0,0,1-1.7708-.9755'/%3e%3ccircle%20class='c'%20cx='30.5199'%20cy='24.9123'%20r='0.8082'/%3e%3ccircle%20class='c'%20cx='22.233'%20cy='24.9123'%20r='0.8082'/%3e%3cpath%20class='k'%20d='M26.9987,24.5458l-1.723,6.3173a.8346.8346,0,0,0,.4587.9831h0a2.14,2.14,0,0,0,1.4314.1208l.342-.09'/%3e%3cpath%20class='a'%20d='M26.3763,7.2022,2.1325,15.736c-6.1427,20.12.7,46.3811,24.2438,55.0817C49.9234,62.1171,56.7628,35.8556,50.62,15.736Z'/%3e%3c/g%3e%3c/svg%3e)
Hoe de agent een afspraak boekt
- 01
De patiënt herkennen
Terugkerende patiënten worden bij naam begroet. Geen opnieuw voorstellen, geen dossiers om op te zoeken.
- 02
Lees de intentie
Het bepaalt of de patiënt een nieuwe afspraak wil maken of een bestaande wil wijzigen en stuurt het gesprek daarop door.
- 03
Een plek zoeken
Het haalt de open tijdstippen op voor de juiste dienst en biedt de tijdstippen aan die passen.
- 04
Bevestigen, dan boeken
Het bevestigt de gegevens met de patiënt en schrijft de afspraak daarna rechtstreeks in Plato.
- 05
Synchroniseren en herinneren
Het contact wordt gesynchroniseerd met HubSpot en een nachtelijke taak stuurt ongeveer 24 uur van tevoren een WhatsApp-herinnering.
- 06
Draag over wanneer nodig
Mislukt een boeking, of zijn medewerkers al in de chat, dan gaat het gesprek naar een persoon in plaats van te gokken.
Belangrijkste resultaten
Aanvragen zonder tussenkomst van een mens afgehandeld
70%
Tijd van medewerkers aan aanvragen
~30 min/dag, van ~3 uur
Boekingsconversie
~70% van de aanvragen komt tot een afspraak
Aanvragen buiten kantooruren worden nu vastgelegd
30% van alle aanvragen
Start uw gratis proefperiode
Meld u aan voor onze proefperiode van 7 dagen. Geen creditcard nodig.
Nog niet overtuigd? Hoor meer van onze CEO en Volty
Meta now charges for WhatsApp replies. Here's what it means for your business, 8 oktober 2026