● Resultaat
3×het dagelijkse aantal aanvragen, van 100 naar 300
Happy Fish
Zwemschool met 20 zwembaden vervangt een reactietijd van 2 uur door directe AI-antwoorden en krijgt 3× zoveel aanvragen per dag.
Happy Fish werd overspoeld met 1.800 antwoorden per dag van een uitbesteed team in het buitenland. Het team van Volty bouwde voor hen een AI-aanvraagagent die antwoordt op basis van hun eigen lesprogramma, roosters en docentenlijst.
Bijgewerkt
De uitdaging
- 100 aanvragen per dag, 1.800 antwoorden na heen-en-weer
- Gemiddelde reactietijd van 2 uur. Ouders stapten over naar concurrenten
- Uitbesteed team in het buitenland, vertraging door tijdzones, wisselende antwoorden
- Geen lokaal gevoel voor het lesprogramma, de veiligheidsniveaus of de zwembadindelingen in Singapore
- Handmatige antwoorden liepen in toon en detail uiteen binnen het team
I was initially sceptical. I thought, 'How can GenAI answer customer questions like a human?' But after seeing a demo, I was sold.
De oplossing
Het team van Volty bouwde voor Happy Fish een AI-aanvraagagent, getraind op de eigen cursuscatalogus, zwemschema's, beschikbaarheid van instructeurs en prijzen van de school. De agent leest elke aanvraag van ouders via WhatsApp Business, Instagram DM, Facebook Messenger en het webformulier, stelt passende opties voor een proefles op, boekt het tijdslot en legt de lead vast in de CRM, alles in één doorlopend gesprek dat verdergaat waar het vorige ophield.
Het is meertalig en afgestemd op het taalgebruik van ouders in Singapore en Maleisië. Informele vragen krijgen dezelfde zorg als formele. Het meeste aanvraagbeheer en het boeken van proeflessen draait volledig automatisch; betaalde inschrijvingen en terugbetalingen blijven bij de receptie. Gegevensbescherming op enterprise-niveau, gehost in Singapore.
Some customers even told us they didn't know they were chatting with a chatbot as the responses were so natural.
De agentlus
- 01
Lezen en routeren
Leest de aanvraag van de ouder in elk kanaal en herkent wat die echt wil: een proefles, een prijsvraag of een vraag over het rooster.
- 02
Matchen en filteren
Controleert op basis van de actuele cursuscatalogus, vestiging, leeftijdsgroep en huidige capaciteit van de termijn.
- 03
Antwoorden en boeken
Schrijft het antwoord met passende opties voor tijdsloten, boekt de proefles en int zo nodig de aanbetaling.
- 04
Vastleggen en onthouden
Legt de lead vast in de CRM en slaat het gesprek op, zodat het volgende bericht van hetzelfde gezin het gesprek oppakt.
Belangrijkste resultaten
Antwoordtijd
2 uur → direct
Dagcapaciteit
100 → 300 aanvragen (3×)
Nieuwe aanmeldingen
50 studenten per week
Receptieteam
vrijgemaakt voor begeleiding en complexe gevallen
Start uw gratis proefperiode
Meld u aan voor onze proefperiode van 7 dagen. Geen creditcard nodig.
Nog niet overtuigd? Hoor meer van onze CEO en Volty
Meta now charges for WhatsApp replies. Here's what it means for your business, 8 oktober 2026