● Resultado

    70%das solicitações resolvidas sem uma pessoa

    Prologue Clinic

    Como o agente de IA da Prologue atende as solicitações, para que a equipe possa se dedicar aos pacientes.

    A clínica estava afogada em perguntas repetidas no WhatsApp. O agente que a equipe da Volty criou agora responde à parte inicial de cada solicitação e agenda direto no Plato, reduzindo o tempo da equipe com solicitações de três horas por dia para trinta minutos.

    Atualizado

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    A recepção da Prologue, The Lifestyle Medical Clinic, com seu interior verde-sálvia característico atrás de uma placa iluminada.

    The Lifestyle Medical Clinic

    Membro do SL Aesthetic Group

    O desafio

    • ~70 conversas de WhatsApp por dia, todas respondidas à mão, só no horário comercial.
    • As mesmas perguntas chegavam sem parar. A equipe copiava e colava respostas padronizadas no WhatsApp o dia todo.
    • Um terço das consultas chegava fora do expediente e ficava parado até as 9h da manhã seguinte, então os leads esfriavam durante a noite.
    • Toda consulta, qualificada ou não, caía sobre uma pessoa que precisava conduzi-la do início ao fim, da primeira pergunta ao horário agendado no Plato.
    • A conversão de agendamentos continuou baixa.
    Before, we were managing a lot of repetitive enquiries and customers asking the same things. Our customer service had to copy the same template from their notes and paste it into WhatsApp.
    Edwin Teo · Marketing Technology Lead, SL Aesthetic Group

    A solução

    O que o agente resolve

    O agente assume a parte repetitiva de cada solicitação e deixa o relacionamento para a equipe. Ele responde às perguntas frequentes, qualifica a solicitação, encontra o horário e confirma os detalhes. A equipe entra onde importa, no agendamento e no acompanhamento pessoal. Ninguém foi substituído; o trabalho de copiar e colar só deixou de cair nas mãos de uma pessoa. E ele funciona fora do horário, então uma solicitação às 10h da noite é respondida na hora em vez de esfriar durante a madrugada.

    Pacientes que voltam não precisam se repetir

    O agente cumprimenta pacientes que voltam pelo nome. Sem se apresentar de novo, sem prontuário para abrir. Isso era tempo da equipe. Agora acontece antes de a conversa começar.

    Um agente, integrado às ferramentas que você já usa

    Responde no WhatsApp. Agenda no Plato. Sincroniza contatos com o HubSpot. Não é uma ferramenta separada colada ao lado. Ele fica dentro dos sistemas que a clínica já usa.

    Feito para não chutar

    Confia no cadastro verificado do paciente acima de qualquer coisa que o modelo possa inventar, recusa dados inválidos antes de chegarem ao Plato ou ao HubSpot e passa para a equipe em vez de simular um agendamento. A equipe continua no controle.

    Hospedado em Singapura

    Proteção de dados de nível corporativo, hospedada em Singapura.

    A equipe da clínica Prologue na recepção verde-sálvia da clínica.
    Now with automation, we deliver faster, more consistent responses, because the chatbot handles them. And the humans focus on the higher-value, personalised customer service.
    Jolene · Marketing Director, SL Aesthetic Group

    Como o agente agenda uma consulta

    1. 01

      Reconhece o paciente

      Pacientes que voltam são recebidos pelo nome. Sem se apresentar de novo e sem precisar abrir o cadastro.

    2. 02

      Lê a intenção

      Identifica se o paciente quer marcar uma nova consulta ou alterar uma existente, e segue o caminho certo.

    3. 03

      Encontrar um horário

      Busca os horários livres do serviço certo e oferece os que se encaixam.

    4. 04

      Confirmar e depois agendar

      Confirma os detalhes com o paciente e depois registra a consulta direto no Plato.

    5. 05

      Sincronize e lembre

      O contato é sincronizado com o HubSpot, e uma tarefa noturna envia um lembrete pelo WhatsApp cerca de 24 horas antes.

    6. 06

      Transfira quando precisar

      Se um agendamento falha, ou se a equipe já está na conversa, ele passa para uma pessoa em vez de adivinhar.

    Principais resultados

    Solicitações atendidas sem uma pessoa

    70%

    Tempo da equipe com solicitações

    ~30 min/dia, de ~3 horas

    Conversão de agendamentos

    ~70% das solicitações viram clientes

    Consultas fora do expediente agora são captadas

    30% de todas as solicitações

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