● Résultat
70%des demandes traitées sans intervention humaine
Prologue Clinic
Comment l'agent IA de Prologue traite les demandes, pour que l'équipe puisse se concentrer sur les patients.
La clinique était noyée sous les questions répétitives sur WhatsApp. L'agent créé par l'équipe de Volty répond désormais à la première partie de chaque demande et réserve directement dans Plato, ce qui ramène le temps de l'équipe consacré aux demandes de trois heures par jour à trente minutes.
Mis à jour
The Lifestyle Medical Clinic
Un membre de SL Aesthetic Group
Le défi
- ~70 conversations WhatsApp par jour, toutes traitées à la main, uniquement aux heures de bureau.
- Les mêmes questions revenaient sans cesse. L'équipe copiait-collait des réponses types dans WhatsApp toute la journée.
- Un tiers des demandes arrivait en dehors des heures d'ouverture et attendait jusqu'à 9 h du matin le lendemain, si bien que les prospects refroidissaient pendant la nuit.
- Chaque demande, qualifiée ou non, retombait sur une personne qui devait la traiter de bout en bout, de la première question au créneau réservé dans Plato.
- La conversion en réservation restait faible.
Before, we were managing a lot of repetitive enquiries and customers asking the same things. Our customer service had to copy the same template from their notes and paste it into WhatsApp.
La solution
Ce que l'agent gère
L'agent prend en charge la partie répétitive de chaque demande et laisse la relation à l'équipe. Il répond aux questions fréquentes, qualifie la demande, trouve le créneau et confirme les détails. L'équipe intervient là où cela compte, la réservation et le suivi personnel. Personne n'a été remplacé ; le travail de copier-coller n'arrive simplement plus sur une personne. Et il fonctionne en dehors des heures d'ouverture : une demande reçue à 10 h de l'après-midi obtient une réponse immédiate au lieu de refroidir pendant la nuit.
Les patients de retour n'ont pas à se répéter
L'agent salue les patients connus par leur nom. Pas de nouvelle présentation, pas de dossier à rechercher. Cela prenait du temps à l'équipe. Désormais, c'est fait avant même que la conversation commence.
Un agent, branché sur la pile existante
Il répond sur WhatsApp. Il réserve dans Plato. Il synchronise les contacts avec HubSpot. Ce n'est pas un outil séparé greffé sur le côté. Il vit à l'intérieur des systèmes que la clinique utilise déjà.
Conçu pour ne pas deviner
Il fait plus confiance au dossier patient vérifié qu'à tout ce que le modèle pourrait inventer, refuse les données erronées avant qu'elles n'atteignent Plato ou HubSpot, et passe la main au personnel au lieu de simuler une réservation. L'équipe garde le contrôle.
Hébergé à Singapour
Une protection des données de niveau entreprise, hébergée à Singapour.
Now with automation, we deliver faster, more consistent responses, because the chatbot handles them. And the humans focus on the higher-value, personalised customer service.
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Comment l'agent réserve un rendez-vous
- 01
Reconnaître le patient
Les patients de retour sont accueillis par leur nom. Pas de nouvelle présentation, pas de dossier à rechercher.
- 02
Lire l'intention
Il détermine si le patient veut réserver un nouveau rendez-vous ou modifier un rendez-vous existant, et achemine en conséquence.
- 03
Trouver un créneau
Il récupère les créneaux libres du bon service et propose ceux qui conviennent.
- 04
Confirmer, puis réserver
Il confirme les détails avec le patient, puis inscrit le rendez-vous directement dans Plato.
- 05
Synchroniser et rappeler
Le contact se synchronise avec HubSpot, et une tâche nocturne envoie un rappel WhatsApp environ 24 heures à l'avance.
- 06
Passez la main au bon moment
Si une réservation échoue, ou si le personnel est déjà dans la conversation, l'agent passe la main à une personne au lieu de deviner.
Résultats clés
Demandes traitées sans intervention humaine
70%
Temps de l'équipe consacré aux demandes
~30 min/jour, contre ~3 heures
Conversion en réservation
~70 % des demandes aboutissent
Demandes hors des heures d'ouverture désormais captées
30 % de toutes les demandes
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Meta now charges for WhatsApp replies. Here's what it means for your business, 8 octobre 2026