● Risultato
70%delle richieste gestite senza intervento umano
Prologue Clinic
Come l'agente IA di Prologue gestisce le richieste, così il team può concentrarsi sui pazienti.
La clinica era sommersa dalle stesse domande ripetute su WhatsApp. L'agente creato dal team di Volty risponde ora alla parte iniziale di ogni richiesta e prenota direttamente in Plato, riducendo il tempo dello staff dedicato alle richieste da tre ore al giorno a trenta minuti.
Aggiornato
The Lifestyle Medical Clinic
Un membro di SL Aesthetic Group
La sfida
- ~70 conversazioni WhatsApp al giorno, tutte con risposta manuale, solo in orario d'ufficio.
- Arrivavano sempre le stesse domande. Lo staff copiava e incollava risposte preimpostate su WhatsApp tutto il giorno.
- Un terzo delle richieste arrivava fuori orario e restava in attesa fino alle 9 del mattino successivo, così i lead si raffreddavano durante la notte.
- Ogni richiesta, qualificata o no, ricadeva su una persona che doveva gestirla dall'inizio alla fine, dalla prima domanda allo slot prenotato in Plato.
- La conversione delle prenotazioni è rimasta bassa.
Before, we were managing a lot of repetitive enquiries and customers asking the same things. Our customer service had to copy the same template from their notes and paste it into WhatsApp.
La soluzione
Che cosa gestisce l'agente
L'agente si occupa della parte ripetitiva di ogni richiesta e lascia la relazione al team. Risponde alle FAQ, qualifica la richiesta, trova la fascia oraria e conferma i dettagli. Lo staff interviene dove conta, nella prenotazione e nel follow-up personale. Nessuno è stato sostituito; il lavoro di copia e incolla ha semplicemente smesso di ricadere su una persona. E funziona anche fuori orario, così una richiesta arrivata alle 10 di sera riceve risposta subito invece di raffreddarsi durante la notte.
I pazienti di ritorno non si ripetono
L'agente saluta per nome i pazienti che tornano. Niente nuove presentazioni, nessuna scheda da cercare. Prima era tempo dello staff. Ora avviene prima ancora che la conversazione inizi.
Un agente, collegato allo stack esistente
Risposte su WhatsApp. Prenotazioni in Plato. Contatti sincronizzati con HubSpot. Non è uno strumento separato appiccicato a lato. Sta dentro i sistemi che la clinica usa già.
Costruito per non tirare a indovinare
Si fida della cartella verificata del paziente più che di qualsiasi cosa il modello possa inventare, rifiuta i dati inutilizzabili prima che arrivino a Plato o HubSpot e passa la conversazione al personale invece di simulare una prenotazione. Il team mantiene il controllo.
Ospitato a Singapore
Protezione dei dati di livello enterprise, ospitata a Singapore.
Now with automation, we deliver faster, more consistent responses, because the chatbot handles them. And the humans focus on the higher-value, personalised customer service.
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Come prenota l'agente un appuntamento
- 01
Riconosce il paziente
I pazienti di ritorno vengono salutati per nome. Niente nuove presentazioni, nessuna scheda da recuperare.
- 02
Legge l'intento
Capisce se il paziente vuole prenotare un nuovo appuntamento o modificarne uno esistente, e instrada di conseguenza.
- 03
Trova uno slot
Recupera gli slot liberi per il servizio giusto e propone quelli adatti.
- 04
Conferma, poi prenota
Conferma i dettagli con il paziente, poi scrive l'appuntamento direttamente in Plato.
- 05
Sincronizza e invia promemoria
Il contatto si sincronizza con HubSpot e un processo notturno invia un promemoria WhatsApp circa 24 ore prima.
- 06
Passare la mano quando serve
Se una prenotazione non va a buon fine, o se il personale è già in chat, passa la conversazione a una persona invece di tirare a indovinare.
Risultati principali
Richieste gestite senza intervento umano
70%
Tempo dello staff dedicato alle richieste
~30 min/giorno, da ~3 ore
Conversione delle prenotazioni
~70% delle richieste si converte
Richieste fuori orario ora acquisite
30% di tutte le richieste
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Meta now charges for WhatsApp replies. Here's what it means for your business, 8 ottobre 2026