# Hoe de AI-agent van Prologue aanvragen afhandelt, zodat het team zich op patiënten kan richten. > Het team van Volty bouwde voor kliniek Prologue een WhatsApp-agent die 70% van de aanvragen beantwoordt en boekt in Plato, waardoor de tijd van medewerkers aan aanvragen daalde van 3 uur naar 30 minuten. De kliniek verdronk in steeds dezelfde WhatsApp-vragen. De agent die het team van Volty bouwde, beantwoordt nu het voorste deel van elke aanvraag en boekt rechtstreeks in Plato, waardoor de tijd van medewerkers aan aanvragen daalde van drie uur per dag naar dertig minuten. Bijgewerkt 2 nov 2026 Praat met Volty · Vertel ons over uw bedrijfsvoering The Lifestyle Medical Clinic Een onderdeel van SL Aesthetic Group ## De uitdaging - ~70 WhatsApp-gesprekken per dag, elk met de hand beantwoord, alleen tijdens kantooruren. - Dezelfde vragen kwamen telkens terug. Medewerkers plakten de hele dag standaardantwoorden in WhatsApp. - Een derde van de aanvragen kwam buiten kantooruren binnen en bleef liggen tot 9 uur de volgende ochtend, waardoor leads 's nachts afkoelden. - Elke aanvraag, gekwalificeerd of niet, viel op een persoon die haar van begin tot eind moest afhandelen, van eerste vraag tot geboekte plek in Plato. - De boekingsconversie bleef laag. > Before, we were managing a lot of repetitive enquiries and customers asking the same things. Our customer service had to copy the same template from their notes and paste it into WhatsApp. Edwin Teo · Marketing Technology Lead, SL Aesthetic Group ## De oplossing ### Wat de agent afhandelt De agent neemt het repetitieve voorste deel van elke aanvraag over en laat de relatie aan het team. Hij beantwoordt de veelgestelde vragen, kwalificeert de aanvraag, vindt het tijdslot en bevestigt de details. Medewerkers nemen over waar het ertoe doet, de boeking en de persoonlijke opvolging. Niemand is vervangen; het kopieer-en-plakwerk komt gewoon niet meer bij een persoon terecht. En hij werkt ook buiten kantooruren, dus een aanvraag om 10 uur 's avonds wordt meteen beantwoord in plaats van 's nachts koud te worden. ### Terugkerende patiënten hoeven zich niet te herhalen De agent begroet terugkerende patiënten met naam. Geen nieuwe kennismaking, geen dossiers om op te zoeken. Dat kostte vroeger tijd van medewerkers. Nu gebeurt het al voordat het gesprek begint. ### Eén agent, gekoppeld aan de bestaande systemen Antwoorden op WhatsApp. Boekingen in Plato. Contacten gesynchroniseerd met HubSpot. Het is geen aparte tool die er zijdelings aan hangt. Het zit in de systemen waarop de kliniek al draait. ### Gebouwd om niet te gokken Het vertrouwt op het geverifieerde patiëntendossier boven alles wat het model zou kunnen verzinnen, weigert rommelige gegevens voordat ze Plato of HubSpot bereiken en geeft het door aan medewerkers in plaats van een boeking te veinzen. Het team houdt de controle. ### Gehost in Singapore Gegevensbescherming op enterprise-niveau, gehost in Singapore. > Now with automation, we deliver faster, more consistent responses, because the chatbot handles them. And the humans focus on the higher-value, personalised customer service. Jolene · Marketing Director, SL Aesthetic Group Van het eerste WhatsApp-bericht tot een geboekt tijdstip, volledig binnen de eigen systemen van de kliniek ## Hoe de agent een afspraak boekt - 01 · De patiënt herkennen · Terugkerende patiënten worden bij naam begroet. Geen opnieuw voorstellen, geen dossiers om op te zoeken. - 02 · Lees de intentie · Het bepaalt of de patiënt een nieuwe afspraak wil maken of een bestaande wil wijzigen en stuurt het gesprek daarop door. - 03 · Een plek zoeken · Het haalt de open tijdstippen op voor de juiste dienst en biedt de tijdstippen aan die passen. - 04 · Bevestigen, dan boeken · Het bevestigt de gegevens met de patiënt en schrijft de afspraak daarna rechtstreeks in Plato. - 05 · Synchroniseren en herinneren · Het contact wordt gesynchroniseerd met HubSpot en een nachtelijke taak stuurt ongeveer 24 uur van tevoren een WhatsApp-herinnering. - 06 · Draag over wanneer nodig · Mislukt een boeking, of zijn medewerkers al in de chat, dan gaat het gesprek naar een persoon in plaats van te gokken. ## Belangrijkste resultaten Aanvragen zonder tussenkomst van een mens afgehandeld 70% Tijd van medewerkers aan aanvragen ~30 min/dag, van ~3 uur Boekingsconversie ~70% van de aanvragen komt tot een afspraak Aanvragen buiten kantooruren worden nu vastgelegd 30% van alle aanvragen ## Start uw gratis proefperiode Praat met Volty · Start uw gratis proefperiode Meld u aan voor onze proefperiode van 7 dagen. Geen creditcard nodig. Nog niet overtuigd? Hoor meer van onze CEO en Volty The Leonard and Volty Show · 8 oktober 2026 Meta now charges for WhatsApp replies The Leonard and Volty Show · 1 oktober 2026 Too busy to hire? The Leonard and Volty Show · 21 september 2026 From $500 chatbot jobs to agentic AI The Leonard and Volty Show · 10 september 2026 Your AI is a new employee The Leonard and Volty Show · 4 september 2026 Trust in the AI world The Leonard and Volty Show · 29 augustus 2026 Does the AI model matter? The Leonard and Volty Show · 19 augustus 2026 What are AI agents? Meta now charges for WhatsApp replies. Here's what it means for your business, 8 oktober 2026 ## Links - [Vertel ons over uw bedrijfsvoering→](https://voltade.com/nl-nl/contact)