# Wie der KI-Agent von Prologue Anfragen bearbeitet, damit sich das Team auf die Patienten konzentrieren kann. > Das Team von Volty baute für die Klinik Prologue einen WhatsApp-Agent, der 70 % der Anfragen beantwortet und in Plato bucht, sodass der Zeitaufwand des Teams für Anfragen von 3 Stunden auf 30 Minuten sank. Die Klinik ertrank in wiederkehrenden WhatsApp-Fragen. Der Agent, den das Team von Volty gebaut hat, beantwortet jetzt den ersten Teil jeder Anfrage und bucht direkt in Plato, sodass der Zeitaufwand des Teams für Anfragen von drei Stunden pro Tag auf dreißig Minuten sank. Aktualisiert 2. Nov. 2026 Mit Volty sprechen · Erzählen Sie uns von Ihrem Betrieb The Lifestyle Medical Clinic Ein Mitglied der SL Aesthetic Group ## Die Herausforderung - Etwa 70 WhatsApp-Unterhaltungen pro Tag, jede von Hand beantwortet, nur zu Bürozeiten. - Dieselben Fragen kamen immer wieder. Das Team kopierte den ganzen Tag vorgefertigte Antworten in WhatsApp. - Ein Drittel der Anfragen kam außerhalb der Geschäftszeiten und blieb bis 9 Uhr am nächsten Morgen liegen, sodass Leads über Nacht erkalteten. - Jede Anfrage, ob qualifiziert oder nicht, fiel an eine Person, die sie von der ersten Frage bis zum gebuchten Termin in Plato komplett abwickeln musste. - Die Buchungsquote blieb niedrig. > Before, we were managing a lot of repetitive enquiries and customers asking the same things. Our customer service had to copy the same template from their notes and paste it into WhatsApp. Edwin Teo · Marketing Technology Lead, SL Aesthetic Group ## Die Lösung ### Was der Agent übernimmt Der Agent übernimmt den repetitiven Teil jeder Anfrage und überlässt die Kundenbeziehung dem Team. Er beantwortet die häufigen Fragen, qualifiziert die Anfrage, findet den Termin und bestätigt die Details. Das Team übernimmt dort, wo es zählt, bei der Buchung und der persönlichen Nachfassung. Niemand wurde ersetzt; die Copy-and-paste-Arbeit landet nur nicht mehr bei einer Person. Und er läuft auch außerhalb der Geschäftszeiten, sodass eine Anfrage um 10 Uhr abends sofort beantwortet wird, statt über Nacht zu erkalten. ### Wiederkehrende Patienten müssen sich nicht wiederholen Der Agent begrüßt wiederkehrende Patienten mit Namen. Keine erneute Vorstellung, keine Akten, die herausgesucht werden müssen. Das war früher Arbeitszeit des Teams. Jetzt passiert es, bevor die Unterhaltung überhaupt beginnt. ### Ein Agent, eingebunden in den bestehenden Stack Antworten auf WhatsApp. Buchungen in Plato. Kontakte mit HubSpot synchronisiert. Es ist kein separates Tool, das nebenher angeflanscht wird. Es sitzt in den Systemen, die die Klinik ohnehin nutzt. ### Gebaut, um nicht zu raten Er vertraut dem geprüften Patientendatensatz mehr als allem, was das Modell erfinden könnte, weist fehlerhafte Daten ab, bevor sie Plato oder HubSpot erreichen, und übergibt an Mitarbeitende, statt eine Buchung vorzutäuschen. Das Team behält die Kontrolle. ### In Singapur gehostet Datenschutz auf Enterprise-Niveau, gehostet in Singapur. > Now with automation, we deliver faster, more consistent responses, because the chatbot handles them. And the humans focus on the higher-value, personalised customer service. Jolene · Marketing Director, SL Aesthetic Group Von der ersten WhatsApp-Nachricht bis zum gebuchten Termin, durchgängig über die eigenen Systeme der Klinik ## Wie der Agent einen Termin bucht - 01 · Den Patienten erkennen · Wiederkehrende Patienten werden mit Namen begrüßt. Keine erneute Vorstellung, keine Akten, die erst aufgerufen werden müssen. - 02 · Die Absicht erkennen · Er erkennt, ob der Patient einen neuen Termin buchen oder einen bestehenden ändern möchte, und leitet entsprechend weiter. - 03 · Termin finden · Er holt die freien Termine für die richtige Leistung und bietet die passenden an. - 04 · Bestätigen, dann buchen · Er bestätigt die Angaben mit dem Patienten und trägt den Termin direkt in Plato ein. - 05 · Abgleichen und erinnern · Der Kontakt wird mit HubSpot abgeglichen, und ein nächtlicher Job sendet etwa 24 Stunden vorher eine WhatsApp-Erinnerung. - 06 · Bei Bedarf übergeben · Wenn eine Buchung scheitert oder bereits Mitarbeitende im Chat sind, übergibt er an eine Person, statt zu raten. ## Wichtigste Ergebnisse Ohne Mitarbeiter bearbeitete Anfragen 70% Arbeitszeit des Teams für Anfragen Etwa 30 Min./Tag, vorher etwa 3 Stunden Buchungsquote Etwa 70 % der Anfragen führen zum Abschluss Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten werden jetzt erfasst 30 % aller Anfragen ## Starten Sie Ihre kostenlose Testphase Mit Volty sprechen · Starten Sie Ihre kostenlose Testphase Starten Sie Ihre 7-tägige Testphase. Keine Kreditkarte nötig. Noch nicht überzeugt? Hören Sie mehr von unserem CEO und von Volty The Leonard and Volty Show · 8. Oktober 2026 Meta now charges for WhatsApp replies The Leonard and Volty Show · 1. Oktober 2026 Too busy to hire? The Leonard and Volty Show · 21. September 2026 From $500 chatbot jobs to agentic AI The Leonard and Volty Show · 10. September 2026 Your AI is a new employee The Leonard and Volty Show · 4. September 2026 Trust in the AI world The Leonard and Volty Show · 29. August 2026 Does the AI model matter? The Leonard and Volty Show · 19. August 2026 What are AI agents? Meta now charges for WhatsApp replies. Here's what it means for your business, 8. Oktober 2026 ## Links - [Erzählen Sie uns von Ihrem Betrieb→](https://voltade.com/de-de/contact)